1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä:
Otter’s Rental Company / Jyrkilä Oy Kiinteistöt
Y-tunnus:
2715295-2
Osoite:
Aittakorventie 2, 48400 Kotka
Verkkopalvelu:
www.otters.fi
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa:
Antti Jyrkilä
Aittakorventie 2
48400 Kotka
laatikko@otters.fi
2. Rekisterin nimi
Otter’s Rental Company / Jyrkilä Oy Kiinteistöjen asiakasrekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:
- Otter’s Rental Company / Jyrkilä Oy Kiinteistöjen ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen sekä palveluiden, tuotteiden ja asioiden hoitaminen sekä kehittäminen.
- Tuotteiden ja palveluiden mainonta, markkinointi, suoramarkkinointi, etämyynti sekä tarjoaminen ja toimitus.
- Laskutus, maksujen valvonta ja perintä rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja siihen liittyvän asiakaspalvelun kehittäminen mielipide- ja markkinatutkimukset.
4. Rekisterin tietosisältö
Asiakkailta ja markkinointi- tai yhteydenottoluvan antaneilta potentiaalisilta asiakkailta kerätään sekä talletetaan yllä olevaa tarkoitusta varten tarpeelliset tiedot, jotka laajimmillaan ovat:
- Yleiset sopimussuhteisiin liittyvät asiakastiedot, kuten nimi, Y-tunnus, asiakasnumero, yhteystiedot (mm. osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) ja kontaktihistoria.
- Laskutus- ja maksuliikennetiedot, kuten laskutusosoitetiedot, laskutusryhmä, maksuehto, laskutustapa, tilinumero sekä maksukäyttäytymiseen liittyvät tiedot, kuten tiedot suorituksista ja avoimista saatavista.
- Muut tiedot, kuten asiakaspalautteet, lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin lupa- tai kieltotiedot sekä muut asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumuksella tai valtuuttamana saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi.
- Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot: palvelussa suoritetut toimet, kuten vierailut tietyllä sivulla, tehdyt ostokset, haun suorittaminen, vierailun ajankohta, toistuvuus ja kesto. Lisäksi selaimen tyyppi ja käyttöjärjestelmä sekä laitteen tyyppi, kuten tietokone tai mobiililaite, IP-osoite, istunnon aika ja kesto, näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä sekä yksilöllinen tunniste, kuten eväste- tai laite-ID.
- Vuorovaikutus viestinnän kanssa: seuraamme sähköpostiviestintämme tavoitettavuutta tallentamalla uutiskirjeiden avaus- ja klikkaustiedot yhdistäen ne sähköpostiosoitteisiin sekä muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot.
5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriä päivitetään tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. markkinointitilaisuuksien, kilpailujen ja arvontojen yhteydessä.
Kaikki asiakaspalveluun tulevat yhteydenotot voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään kontaktien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun ja laadun kehittämisessä.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallentaa ja päivittää esim. Väestörekisterikeskuksen tai jonkin muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä.
6. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Sopimukseen ja siihen liittyvät tiedot säilytetään lähtökohtaisesti asiakassuhteen ajan. Tämän jälkeen tiedot poistetaan lukuun ottamatta tilannetta, jossa lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.
Potentiaalisten asiakkaiden osalta suostumukseen perustuvia asiakastietoja säilytetään, kunnes asiakas peruu suostumuksen. Ulkopuolisten rekisterien osalta noudatetaan rekisterinpitäjän ohjeistusta.
Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Otter’s Rental Company / Jyrkilä Oy Kiinteistöjen asiakasrekisteristä ei luovuteta rekisteritietoja kolmannelle osapuolelle. Tietojen luovuttaminen on mahdollista ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella. Viranomaisille tietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Otter’s Rental Company / Jyrkilä Oy Kiinteistöjen tietojärjestelmien palvelimet sijaitsevat palosuojatuissa ja lukituissa tiloissa. Tilaan on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjät on jaettu erilaisiin ryhmiin ja käyttöoikeudet järjestelmään määräytyvät ryhmän mukaisesti. Tietojärjestelmistä otetaan varmuuskopioita päivittäin.
Tietoihin on käyttöoikeus Otter’s Rental Company / Jyrkilä Oy Kiinteistöjen palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Otter’s Rental Company / Jyrkilä Oy Kiinteistöt edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista asiakastietojen salassapitoon.
Manuaalinen aineisto säilytetään ko. tarkoitukseen varatuissa erillisissä arkistointitiloissa. Tiloihin on pääsy ainoastaan Otter’s Rental Company / Jyrkilä Oy Kiinteistöjen henkilöstöllä ja ne pidetään lukittuina muulloin kuin toimiston aukioloaikoina.
9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Asiakkaalla on EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ja oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tarkistus- ja oikaisupyynnöt lähetetään kirjallisesti sekä allekirjoitettuna osoitteeseen:
Otter’s Rental Company / Jyrkilä Oy Kiinteistöt
Aittakorventie 2
48400 Kotka
Asiakkaalla on myös oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai etämyyntiin ottamalla kirjallisesti tai puhelimitse yhteyttä Otter’s Rental Company / Jyrkilä Oy Kiinteistöjen asiakaspalveluun. Asiakkaalla on myös mahdollisuus tutustua tietoihin Otter’s Rental Company / Jyrkilä Oy Kiinteistöjen tiloissa. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista.
